Publicerad: 2024-11-12
Enhetschef diarium/arkiv
Arbetsuppgifter
Som enhetschef för arkiv och diarium kommer du att spela en avgörande roll i hanteringen och utvecklingen av våra dokument och arkivsystem.
Du kommer att leda en dedikerad grupp om 15 medarbetare där du ansvarar för att säkerställa att vi följer gällande lagar och riktlinjer för arkivering och dokumenthantering. Ditt team arbetar inom tre områden; arkiv och scanning, slutförvaring samt diarieföring. Områdena är även uppdelade rent geografisk, majoriteten av medarbetarna har placering i Vänersborg, och en mindre andel sitter i Göteborg, vilket innebär en fördelning av tid mellan de två orterna. I rollen ingår fullt ansvar för verksamhet, ekonomi och personal, och du är en del av ledningsgruppen för området tillsammans med sex andra enhetschefer samt en processledare.
Dina arbetsuppgifter kommer också att inkludera:
Överse och koordinera arbete inom enheten för att säkerställa hög kvalitet och effektivitet
utbildning och support för personal gällande arkiv- och diariumfrågor
genomföra analyser och utvärdera nuvarande system för att identifiera förbättringsområden.
Som enhetschef kommer du att ha nära kontakt med flera intressenter inom organisationen och ingå i nätverk där huvudfokus är hantering av dokument- och informationshantering och digitalisering. Placering för tjänsten är möjlig både i Göteborg och Vänersborg. Det ingår resor i tjänsten, där det är möjligt använder vi gärna kollektivtrafiken vid resor.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskole- eller universitetsutbildning med för tjänsten lämplig inriktning, exempelvis informationsvetenskap. Alternativt har du annan utbildning och erfarenhet som bedöms som likvärdig. Har du läst arkivvetenskap eller liknande är detta meriterande.
Du har erfarenhet av administrativt arbete, och god kännedom och förståelse för de lagar och regler som finns för dokumenthantering i offentlig verksamhet. Vi ser att du har tidigare erfarenhet av chefs- eller ledarskap, gärna inom liknande verksamhet. Du är en smidig kommunikatör och har väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. Vidare är du trygg i ditt sätt att leda, och har förmåga att förmedla budskap och vara en förebild för såväl din medarbetargrupp som andra inom regionen.
Vårt erbjudande
För oss är det viktigt med ett positivt arbetsklimat och vi ser till att ha roligt på jobbet. Vi har en stark gemenskap och en kultur där alla hjälper alla. Vi erbjuder en arbetsplats där du får vara med och göra skillnad. Du blir en del i en stor organisation där vi lär av varandra i så väl det dagliga arbetet som genom nätverksträffar och utbildningssatsningar. Vi värnar om balans mellan arbete och fritid och erbjuder flexibla arbetstider och distansarbete när verksamheten tillåter.
Rekryteringsprocessen
I den här processen efterfrågar vi inget personligt brev utan vi vill i stället att du svarar på några frågor i samband med att du registrerar din ansökan. Tänk på att svara utförligt då vi gör vårt första urval baserat på dina svar.
Då placering för tjänsten är möjlig både i Göteborg och Vänersborg är samma annons publicerad flera gånger. Båda annonserna leder till samma ansökning. Du väljer vilken placeringsort som är aktuell för dig i samband med att du registrerar din ansökan.
Efter sista ansökningsdag kommer vi att kontakta de kandidater som är aktuella för en första intervju. Första intervjuer är planerade till den 11/12, så gör gärna en markering i kalendern redan nu.
Chefsrekryteringsprocessen i Västra Götalandsregionen utgår från regionens fyra chefskriterier; Värdegrundsbaserat chefskap, Mål- och resultatorienterat chefskap, Kommunikativt chefskap och Utvecklingsorienterat chefskap. Som en del av urvalsprocessen sker djupintervju och testning vid regionens Center för chefsrekrytering i Göteborg. Testerna planeras att genomföras 8/1. Andra intervju samt facklig intervju är planerad till 22/1.
För frågor som rör tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Andrea Thomsen. För frågor om processen kontaktar du Lina Persson, HR.
Varmt välkommen med din ansökan senast 1 december.
Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen.
Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.
Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion. Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.
Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.
Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.
Som enhetschef för arkiv och diarium kommer du att spela en avgörande roll i hanteringen och utvecklingen av våra dokument och arkivsystem.
Du kommer att leda en dedikerad grupp om 15 medarbetare där du ansvarar för att säkerställa att vi följer gällande lagar och riktlinjer för arkivering och dokumenthantering. Ditt team arbetar inom tre områden; arkiv och scanning, slutförvaring samt diarieföring. Områdena är även uppdelade rent geografisk, majoriteten av medarbetarna har placering i Vänersborg, och en mindre andel sitter i Göteborg, vilket innebär en fördelning av tid mellan de två orterna. I rollen ingår fullt ansvar för verksamhet, ekonomi och personal, och du är en del av ledningsgruppen för området tillsammans med sex andra enhetschefer samt en processledare.
Dina arbetsuppgifter kommer också att inkludera:
Överse och koordinera arbete inom enheten för att säkerställa hög kvalitet och effektivitet
utbildning och support för personal gällande arkiv- och diariumfrågor
genomföra analyser och utvärdera nuvarande system för att identifiera förbättringsområden.
Som enhetschef kommer du att ha nära kontakt med flera intressenter inom organisationen och ingå i nätverk där huvudfokus är hantering av dokument- och informationshantering och digitalisering. Placering för tjänsten är möjlig både i Göteborg och Vänersborg. Det ingår resor i tjänsten, där det är möjligt använder vi gärna kollektivtrafiken vid resor.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskole- eller universitetsutbildning med för tjänsten lämplig inriktning, exempelvis informationsvetenskap. Alternativt har du annan utbildning och erfarenhet som bedöms som likvärdig. Har du läst arkivvetenskap eller liknande är detta meriterande.
Du har erfarenhet av administrativt arbete, och god kännedom och förståelse för de lagar och regler som finns för dokumenthantering i offentlig verksamhet. Vi ser att du har tidigare erfarenhet av chefs- eller ledarskap, gärna inom liknande verksamhet. Du är en smidig kommunikatör och har väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. Vidare är du trygg i ditt sätt att leda, och har förmåga att förmedla budskap och vara en förebild för såväl din medarbetargrupp som andra inom regionen.
Vårt erbjudande
För oss är det viktigt med ett positivt arbetsklimat och vi ser till att ha roligt på jobbet. Vi har en stark gemenskap och en kultur där alla hjälper alla. Vi erbjuder en arbetsplats där du får vara med och göra skillnad. Du blir en del i en stor organisation där vi lär av varandra i så väl det dagliga arbetet som genom nätverksträffar och utbildningssatsningar. Vi värnar om balans mellan arbete och fritid och erbjuder flexibla arbetstider och distansarbete när verksamheten tillåter.
Rekryteringsprocessen
I den här processen efterfrågar vi inget personligt brev utan vi vill i stället att du svarar på några frågor i samband med att du registrerar din ansökan. Tänk på att svara utförligt då vi gör vårt första urval baserat på dina svar.
Då placering för tjänsten är möjlig både i Göteborg och Vänersborg är samma annons publicerad flera gånger. Båda annonserna leder till samma ansökning. Du väljer vilken placeringsort som är aktuell för dig i samband med att du registrerar din ansökan.
Efter sista ansökningsdag kommer vi att kontakta de kandidater som är aktuella för en första intervju. Första intervjuer är planerade till den 11/12, så gör gärna en markering i kalendern redan nu.
Chefsrekryteringsprocessen i Västra Götalandsregionen utgår från regionens fyra chefskriterier; Värdegrundsbaserat chefskap, Mål- och resultatorienterat chefskap, Kommunikativt chefskap och Utvecklingsorienterat chefskap. Som en del av urvalsprocessen sker djupintervju och testning vid regionens Center för chefsrekrytering i Göteborg. Testerna planeras att genomföras 8/1. Andra intervju samt facklig intervju är planerad till 22/1.
För frågor som rör tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Andrea Thomsen. För frågor om processen kontaktar du Lina Persson, HR.
Varmt välkommen med din ansökan senast 1 december.
Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen.
Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.
Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion. Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.
Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.
Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.