Publicerad: 2024-11-13
Handläggare Rektorsstaben Chalmers
Vi söker dig som vill vara del av ett professionellt stöd till Chalmers rektorsgrupp. Genom ett strategiskt och effektivt stöd till rektorerna bidrar vi till att göra Chalmers till en teknisk högskola i världsklass, präglad av innovation och akademisk excellens.
Information om avdelningen
Rektorsstaben arbetar gemensamt för att koordinera och administrera ett ledningsnära stöd till rektor, prorektor och vicerektorer. Gruppen består av ledningssamordnare, handläggare och rådgivare som arbetar självständigt i sina uppdrag samtidigt som ledningssamordnarna arbetar i ett team kring sina arbetsuppgifter. Avdelningen ligger organisatoriskt under Chalmers centrala verksamhetsstöd.
Beskrivning av tjänsten
I tjänsten ingår att planera, koordinera och stötta den dagliga verksamheten inom rektorsgruppen. Arbetsuppgifterna varierar från hantering av inkommande besök, genomföra utredningar, hantera ärenden, säkerställa korrekt handläggning samt internkommunikation. Det ingår också att ge operativt stöd i utvalda områden och skriva protokoll, formulera styrdokument och granska beslutsunderlag samt sköta bedömning och hantering av interna och externa frågor kopplat till olika ansvarsområden. Du kommer också medverka till att ta fram arbetsformer och rutiner för effektiv hantering av arbetet med högskolans kvalitetsarbete, verksamhetsstyrning, organisationsutveckling och uppföljning.
Arbetsuppgifterna kan variera inom rektorsgruppens ansvarsområden men kommer inledningsvis vara inriktat på att stödja prorektorerna i deras ansvarsområden.
Du kommer att vara en ambassadör för Chalmers och vara ett ansikte både inåt och utåt i dina många kontakter. I din roll kommer du få en mycket god överblick över pågående frågor på Chalmers som helhet. Du kommer ha en viktig roll i att koordinera frågor gentemot hela verksamhetsstödet, institutionerna och Chalmerskoncernen.
Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.
Kvalifikationer
• Erfarenhet av och goda kunskaper inom relevanta uppgifter på Chalmers.
• Professionell handläggning och kommunikation av ledningsnära ärenden.
• Utvecklingsorienterad och förmåga att skapa rutiner för kvalificerat stöd till rektorsgruppen.
• God samarbetsförmåga, lyhörd för verksamhetens behov och anpassningsbar.
• Prestigelös och serviceinriktad samt van att ta självständigt ansvar.
• Van att hantera och ta till sig nya administrativa uppgifter och system.
• Akademisk examen och helst flerårig erfarenhet av kvalificerat handläggningsarbete vid universitet eller högskola.
• Förmåga att ligga steget före i planeringen samt strukturerad och engagerad, fokuserar på kvalitet och kan prioritera i stora flöden.
• Samarbetar och nätverkar naturligt, med integritet och gott omdöme.
• Professionellt förhållningssätt i alla kontakter, både internt och externt.
• God lagspelare som uppskattar teamarbete.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.
Sista ansökningsdag: 2024-11-28
Vid frågor, vänligen kontakta:
Magnus Petersson, Stabschef,
Magnus.petersson@chalmers.se
Information om avdelningen
Rektorsstaben arbetar gemensamt för att koordinera och administrera ett ledningsnära stöd till rektor, prorektor och vicerektorer. Gruppen består av ledningssamordnare, handläggare och rådgivare som arbetar självständigt i sina uppdrag samtidigt som ledningssamordnarna arbetar i ett team kring sina arbetsuppgifter. Avdelningen ligger organisatoriskt under Chalmers centrala verksamhetsstöd.
Beskrivning av tjänsten
I tjänsten ingår att planera, koordinera och stötta den dagliga verksamheten inom rektorsgruppen. Arbetsuppgifterna varierar från hantering av inkommande besök, genomföra utredningar, hantera ärenden, säkerställa korrekt handläggning samt internkommunikation. Det ingår också att ge operativt stöd i utvalda områden och skriva protokoll, formulera styrdokument och granska beslutsunderlag samt sköta bedömning och hantering av interna och externa frågor kopplat till olika ansvarsområden. Du kommer också medverka till att ta fram arbetsformer och rutiner för effektiv hantering av arbetet med högskolans kvalitetsarbete, verksamhetsstyrning, organisationsutveckling och uppföljning.
Arbetsuppgifterna kan variera inom rektorsgruppens ansvarsområden men kommer inledningsvis vara inriktat på att stödja prorektorerna i deras ansvarsområden.
Du kommer att vara en ambassadör för Chalmers och vara ett ansikte både inåt och utåt i dina många kontakter. I din roll kommer du få en mycket god överblick över pågående frågor på Chalmers som helhet. Du kommer ha en viktig roll i att koordinera frågor gentemot hela verksamhetsstödet, institutionerna och Chalmerskoncernen.
Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.
Kvalifikationer
• Erfarenhet av och goda kunskaper inom relevanta uppgifter på Chalmers.
• Professionell handläggning och kommunikation av ledningsnära ärenden.
• Utvecklingsorienterad och förmåga att skapa rutiner för kvalificerat stöd till rektorsgruppen.
• God samarbetsförmåga, lyhörd för verksamhetens behov och anpassningsbar.
• Prestigelös och serviceinriktad samt van att ta självständigt ansvar.
• Van att hantera och ta till sig nya administrativa uppgifter och system.
• Akademisk examen och helst flerårig erfarenhet av kvalificerat handläggningsarbete vid universitet eller högskola.
• Förmåga att ligga steget före i planeringen samt strukturerad och engagerad, fokuserar på kvalitet och kan prioritera i stora flöden.
• Samarbetar och nätverkar naturligt, med integritet och gott omdöme.
• Professionellt förhållningssätt i alla kontakter, både internt och externt.
• God lagspelare som uppskattar teamarbete.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.
Sista ansökningsdag: 2024-11-28
Vid frågor, vänligen kontakta:
Magnus Petersson, Stabschef,
Magnus.petersson@chalmers.se