Publicerad: 2024-12-12
Registrator/administratör med sinne för ordning och reda
Är du en hejare på administration och tycker att det är viktigt att leverera bra kvalitet? Vill du arbeta och utvecklas i en roll där noggrannhet och service är ledord?
Om jobbet
Pensionsmyndigheten strävar efter att ha en effektiv och rättsenlig hantering av sin information så att den är åtkomlig, skyddad och läsbar under hela bevarandetiden.
Som registrator/administratören bidrar du till detta mål.
Då registraturen alltid behöver vara bemannad under dagtid, är ni två registratorer som delar på ansvaret. Detta innebär att ni samarbetar för att säkerställa bemanning, till exempel under klämdagar och semesterperioder. För denna tjänst är det viktigt att vara flexibel och snabbt kunna anpassa sig vid behov.
Arbetet i registraturen utgör dock inte två heltidstjänster, vilket innebär att du även kommer att behöva avsätta tid för annan administrativ verksamhet inom avdelningen. Arbetet i registraturen och arkivfunktionen har dock alltid högsta prioritet.
Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att bestå av att:
- Klassificera och diarieföra en delmängd av myndighetens allmänna handlingar i diarieföringssystemet W3D3
- Skapa och avsluta ärenden i W3D3
- Medverka vid utlämnanden av allmänna handlingar
- Administrera myndighetens officiella e-postlåda
- Utbilda handläggare och ge stöd till användare inom myndigheten avseende registrering i W3D3
- Arkivera fysiska akter knutna till diariet i registraturets närarkiv
- Utföra gallrings- och ordningsarbeten i myndighetens fysiska arkiv
- Medverka vid utvecklingen av registraturet
- Administrera avdelningens funktionsbrevlåda
- Fördelning och samordning av externa remisser
- Administrativa arbetsuppgifter för andra enheter inom avdelningen
Du kommer tillhöra inköps-, fastighets- och arkivenheten som ingår i avdelningen för myndighetsstyrning och stöd. Inom avdelningen finns även HR, säkerhet, risk, ekonomi -och verksamhetsstyrning. Vi på enheten består av tolv medarbetare, varav fyra tillhör arkivfunktionen i vilken registraturen ingår.
Din närmaste arbetsgrupp består av en huvudarkivarie, en arkivarie/huvudregistrator och en registrator. Övriga kollegor på din enhet arbetar med inköp och lokaler. Jag som blir din chef heter Anna och ansvarar för Inköps-, fastighets- och arkivenheten.
Din profil
Som person är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Vi tror på ett konsultativt förhållningssätt vilket förutsätter att du är positiv, samarbetsvillig och utåtriktad.
Vidare trivs du i en roll med många kontaktytor. Du är lugn och samlad i olika situationer och tycker om att jobba i en miljö där arbetsuppgifter varierar över tid. Kvalitetsmedveten, lösningsorienterad och kommunikativ är andra egenskaper vi värdesätter. Det är även viktigt att du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.
Vi söker dig som har:
- erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning och/eller genomförd registratorsutbildning eller utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
- god datorvana
- mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar
- erfarenhet av administrativt arbete
Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem som W3D3 eller motsvarande och om du har stor förståelse för olika it- system och dess processer.
Vi erbjuder
Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska trivas och må bra. Som statligt anställd har du goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, flexibel arbetstid samt goda semester- och pensionsvillkor.
För rollen finns ges möjlighet att arbeta någon dag i veckan på distans. Vårt kontor ligger vid Hornstull och här jobbar ca 600 medarbetare.
Du kan läsa mer om våra förmåner och hur det är att jobba hos oss https://www.pensionsmyndigheten.se/om-pensionsmyndigheten/jobba-hos-oss/jobba-pa-pensionsmyndigheten.
Bra att veta
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och vi tillämpar 6 månaders provanställning. Vi räknar med att påbörja urvalet vecka 3. På grund av ledigheter kommer vi har begränsat med möjligheter att svara på eventuella frågor, vi ber om ert tålamod.
Placeringsort är Stockholm.
Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass.
Din ansökan
Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Därför ber vi dig att besvara ett antal urvalsfrågor istället för att be om personligt brev.
Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska tester.
Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.
Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1700 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.
Vi gör pensionen enklare.
#LI-HYBRID
Om jobbet
Pensionsmyndigheten strävar efter att ha en effektiv och rättsenlig hantering av sin information så att den är åtkomlig, skyddad och läsbar under hela bevarandetiden.
Som registrator/administratören bidrar du till detta mål.
Då registraturen alltid behöver vara bemannad under dagtid, är ni två registratorer som delar på ansvaret. Detta innebär att ni samarbetar för att säkerställa bemanning, till exempel under klämdagar och semesterperioder. För denna tjänst är det viktigt att vara flexibel och snabbt kunna anpassa sig vid behov.
Arbetet i registraturen utgör dock inte två heltidstjänster, vilket innebär att du även kommer att behöva avsätta tid för annan administrativ verksamhet inom avdelningen. Arbetet i registraturen och arkivfunktionen har dock alltid högsta prioritet.
Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att bestå av att:
- Klassificera och diarieföra en delmängd av myndighetens allmänna handlingar i diarieföringssystemet W3D3
- Skapa och avsluta ärenden i W3D3
- Medverka vid utlämnanden av allmänna handlingar
- Administrera myndighetens officiella e-postlåda
- Utbilda handläggare och ge stöd till användare inom myndigheten avseende registrering i W3D3
- Arkivera fysiska akter knutna till diariet i registraturets närarkiv
- Utföra gallrings- och ordningsarbeten i myndighetens fysiska arkiv
- Medverka vid utvecklingen av registraturet
- Administrera avdelningens funktionsbrevlåda
- Fördelning och samordning av externa remisser
- Administrativa arbetsuppgifter för andra enheter inom avdelningen
Du kommer tillhöra inköps-, fastighets- och arkivenheten som ingår i avdelningen för myndighetsstyrning och stöd. Inom avdelningen finns även HR, säkerhet, risk, ekonomi -och verksamhetsstyrning. Vi på enheten består av tolv medarbetare, varav fyra tillhör arkivfunktionen i vilken registraturen ingår.
Din närmaste arbetsgrupp består av en huvudarkivarie, en arkivarie/huvudregistrator och en registrator. Övriga kollegor på din enhet arbetar med inköp och lokaler. Jag som blir din chef heter Anna och ansvarar för Inköps-, fastighets- och arkivenheten.
Din profil
Som person är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Vi tror på ett konsultativt förhållningssätt vilket förutsätter att du är positiv, samarbetsvillig och utåtriktad.
Vidare trivs du i en roll med många kontaktytor. Du är lugn och samlad i olika situationer och tycker om att jobba i en miljö där arbetsuppgifter varierar över tid. Kvalitetsmedveten, lösningsorienterad och kommunikativ är andra egenskaper vi värdesätter. Det är även viktigt att du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.
Vi söker dig som har:
- erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning och/eller genomförd registratorsutbildning eller utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
- god datorvana
- mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar
- erfarenhet av administrativt arbete
Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem som W3D3 eller motsvarande och om du har stor förståelse för olika it- system och dess processer.
Vi erbjuder
Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska trivas och må bra. Som statligt anställd har du goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, flexibel arbetstid samt goda semester- och pensionsvillkor.
För rollen finns ges möjlighet att arbeta någon dag i veckan på distans. Vårt kontor ligger vid Hornstull och här jobbar ca 600 medarbetare.
Du kan läsa mer om våra förmåner och hur det är att jobba hos oss https://www.pensionsmyndigheten.se/om-pensionsmyndigheten/jobba-hos-oss/jobba-pa-pensionsmyndigheten.
Bra att veta
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och vi tillämpar 6 månaders provanställning. Vi räknar med att påbörja urvalet vecka 3. På grund av ledigheter kommer vi har begränsat med möjligheter att svara på eventuella frågor, vi ber om ert tålamod.
Placeringsort är Stockholm.
Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass.
Din ansökan
Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Därför ber vi dig att besvara ett antal urvalsfrågor istället för att be om personligt brev.
Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska tester.
Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.
Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1700 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.
Vi gör pensionen enklare.
#LI-HYBRID