Publicerad: 2025-01-28
Nämndsekreterare till kommunledningsförvaltningen
Vi söker dig som vill vara med och forma morgondagens Ale. Hos oss är du med och levererar service och tjänster av bästa kvalitet till Aleborna. Tillsammans skapar 2 500 medarbetare ett Ale, kommunen som fokuserar på invånarna och deras behov. Bli en av oss!
Om arbetsplatsen
Ale kommun har en centraliserad kanslienhet där vi har samlat ansvaret för registratur, nämndprocess, arkiv, samt valkansli.
Kanslienheten ingår i avdelning Demokrati som är en av fyra avdelningar på kommunledningsförvaltningen. Övriga avdelningar är HR, Ekonomi och Invånarservice. Vi har en central roll och ett nära samarbete med övriga avdelningar och förvaltningar.
För att leva upp till det ansvar vi har, behöver vi nu förstärka vår grupp. Vill du arbeta tillsammans med trevliga kollegor som med god känsla för service ser till att vi ger stöd åt kollegor och förtroendevalda, säkerställer kvaliteten, samt främjar rättssäker hantering av ärendeprocessen och stöttar i kompetensutveckling? I så fall finns det nu en plats för dig!
Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare har du en viktig roll då du bidrar till demokratin i Ale kommun och ansvarar tillsammans med kanslienhetens andra nämndsekreterare för arbetet med ärendeberedning inför möten med nämnd och utskott, samt är sekreterare på sammanträdena. I ditt uppdrag ingår administrativa arbetsuppgifter kopplade till att ta fram underlag och handlingar, kallelser, dagordningar och protokoll, samt att diarieföra och expediera ärenden efter beslut. I gruppen samarbetar vi tätt, vilket innebär att viss registratur ingår i tjänsten.
Du är också stöd åt förvaltningsledning och chefer när det gäller att skriva fram och bedöma tjänsteutlåtanden, samt att utveckla och säkerställa rutiner relaterade till nämnd- och utskottsprocess. I tjänsten ingår även sidouppdrag kopplade till administration, utbildningar, utredningsarbete och samordningsansvar för förvaltningsövergripande frågor.
Kvalifikationer
Vi söker dig med en universitets- eller högskoleutbildning med inriktning offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig och vi ser positivt på om du har utbildning i eller erfarenhet av att arbeta med bestämmelserna i OSL och GDPR.
Du har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare och god kompetens inom digitala dokumenthanteringssystem, samt en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i svenska i tal och skrift.
För rollen behöver du vara självgående och kunna driva arbetet strukturerat och med hög kvalitet. Det är viktigt att du tänker på myndighetsgränser även om enheten är centraliserad och du behöver ha stor integritet. Du måste tycka om att ibland ha fullt fokus på protokollskrivning och ibland kunna arbeta med utvecklingsarbetet på enheten. Eftersom gruppen är liten ser vi att det är viktigt att kunna samarbeta väl och hjälpa varandra.
Övrigt
Vi har flexarbetstid och möjlighet att ibland arbeta på distans, men det är arbetsuppgifterna som styr var vi utför vårt uppdrag. Nämnderna är planerade dagtid, men kommunfullmäktige sker kvällstid.
Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden.
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.
Dina personuppgifter behandlas i Varbi under rekryteringsprocessen och i den utsträckning detta är nödvändigt för att uppfylla lagstiftningen. Ansökan raderas 24 månader efter avslutande av rekrytering. Om du har ett Varbi-konto kan du använda redigeringen av din profil för att radera, ladda upp och redigera information. Kontakta annars Ale kommun.
Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.
Om arbetsplatsen
Ale kommun har en centraliserad kanslienhet där vi har samlat ansvaret för registratur, nämndprocess, arkiv, samt valkansli.
Kanslienheten ingår i avdelning Demokrati som är en av fyra avdelningar på kommunledningsförvaltningen. Övriga avdelningar är HR, Ekonomi och Invånarservice. Vi har en central roll och ett nära samarbete med övriga avdelningar och förvaltningar.
För att leva upp till det ansvar vi har, behöver vi nu förstärka vår grupp. Vill du arbeta tillsammans med trevliga kollegor som med god känsla för service ser till att vi ger stöd åt kollegor och förtroendevalda, säkerställer kvaliteten, samt främjar rättssäker hantering av ärendeprocessen och stöttar i kompetensutveckling? I så fall finns det nu en plats för dig!
Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare har du en viktig roll då du bidrar till demokratin i Ale kommun och ansvarar tillsammans med kanslienhetens andra nämndsekreterare för arbetet med ärendeberedning inför möten med nämnd och utskott, samt är sekreterare på sammanträdena. I ditt uppdrag ingår administrativa arbetsuppgifter kopplade till att ta fram underlag och handlingar, kallelser, dagordningar och protokoll, samt att diarieföra och expediera ärenden efter beslut. I gruppen samarbetar vi tätt, vilket innebär att viss registratur ingår i tjänsten.
Du är också stöd åt förvaltningsledning och chefer när det gäller att skriva fram och bedöma tjänsteutlåtanden, samt att utveckla och säkerställa rutiner relaterade till nämnd- och utskottsprocess. I tjänsten ingår även sidouppdrag kopplade till administration, utbildningar, utredningsarbete och samordningsansvar för förvaltningsövergripande frågor.
Kvalifikationer
Vi söker dig med en universitets- eller högskoleutbildning med inriktning offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig och vi ser positivt på om du har utbildning i eller erfarenhet av att arbeta med bestämmelserna i OSL och GDPR.
Du har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare och god kompetens inom digitala dokumenthanteringssystem, samt en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i svenska i tal och skrift.
För rollen behöver du vara självgående och kunna driva arbetet strukturerat och med hög kvalitet. Det är viktigt att du tänker på myndighetsgränser även om enheten är centraliserad och du behöver ha stor integritet. Du måste tycka om att ibland ha fullt fokus på protokollskrivning och ibland kunna arbeta med utvecklingsarbetet på enheten. Eftersom gruppen är liten ser vi att det är viktigt att kunna samarbeta väl och hjälpa varandra.
Övrigt
Vi har flexarbetstid och möjlighet att ibland arbeta på distans, men det är arbetsuppgifterna som styr var vi utför vårt uppdrag. Nämnderna är planerade dagtid, men kommunfullmäktige sker kvällstid.
Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden.
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.
Dina personuppgifter behandlas i Varbi under rekryteringsprocessen och i den utsträckning detta är nödvändigt för att uppfylla lagstiftningen. Ansökan raderas 24 månader efter avslutande av rekrytering. Om du har ett Varbi-konto kan du använda redigeringen av din profil för att radera, ladda upp och redigera information. Kontakta annars Ale kommun.
Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.