Publicerad: 2025-02-05
Kontorsassistent till avdelningen Internservice och reception
Järfälla kommun i nordvästra Stockholm är en av de snabbast växande kommunerna i Sverige. Kommunstyrelseförvaltningen i Järfälla kommun ansvarar för kommunens samlade utveckling, ekonomiska ställning, samhällsbyggnad, övergripande kommunikationsarbete, personalstrategi med mera.
Inom förvaltningen finns det en central reception och internserviceavdelning med ansvar för drygt 700 arbetsplatser i tre fristående byggnader samt tre receptioner som servar medborgare och kommunens egen organisation.
Avdelningen består av 12 medarbetare varav 5 receptionspersonal, två vaktmästare samt fyra övrig servicepersonal samt en avdelningschef.
ARBETSUPPGIFTER
Som del av vår avdelning ansvarar du bl.a. för daglig rondering i lokalerna och säkerställande av att möteslokalernas AV-utrustningen fungerar tillfredsställande samt konferenslokaler och andra allmänna ytor i de lokaler avdelningen ansvarar för, är rena och ser presentabel ut. Du är intresserad av IT-arbetsplatser d.v.s. hur dator, monitorer och dockningsstationer kopplas ihop och kan vid behov hjälpa medarbetarna med denna typ av frågor. I arbetsuppgifterna ingår även att säkerställa att kopieringsmaskiner, kaffemaskiner och vattenmaskinerna fungerar tillfredsställande.
I rollen ingår även ansvar att genomföra olika former av enklare beställningar såsom fika beställningar och inköp av städmaterial, kontorsmaterial m.m. Du ansvarar även för att säkerställa att kontorsmaterial och andra förbrukningsmaterial finns tillgänglig för verksamheterna. Som kontorsassistent arbetar du nära och tillsammans med vaktmästare och receptionspersonalen och stödjer deras arbete vid behov. Eftersom uppdraget är behovsstyrt förväntas du kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra synsätt och förhållningssätt. Viss tjänstgöring i reception för att tillfälligt ersätta annan personal förekommer.
Rollen kan bitvis även vara lite mer fysiskt krävande då det i uppdraget även ingår förflyttning av möbler och annan kontorsutrustning.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har någon form av eftergymnasial eller yrkesutbildning som är relevant för tjänsten. Du har några års arbetslivserfarenhet av arbete inom serviceyrken (företrädesvis från offentlig sektor). Det är viktigt att du är serviceinriktad och har förmågan att hantera flera ärenden samtidigt, arbetar strukturerat och är ordningsam. Du har även B-körkort.
Du är noggrann och gillar att arbeta både operativt och administrativt. Uppdraget sträcker sig delvis över de olika administrativa husen och kräver att du är rörlig och kan snabbt ta dig till de olika arbetsplatserna.
Som person är du, lugn, positiv och klarar periodvis av att arbeta i högt tempo. Du kommer att ha stora kontaktytor mot olika verksamheter och det ställer krav på att du kan uttrycka dig mycket väl i tal och skrift. Du är också uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
ÖVRIGT
• Observera att ansökan behandlas enbart om den är komplett dvs både CV och personligt brev är bifogade samt samtliga kontrollfrågor på ansökningswebben är besvarade innan ansökningstidens utgång.
•
• Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.
Inom förvaltningen finns det en central reception och internserviceavdelning med ansvar för drygt 700 arbetsplatser i tre fristående byggnader samt tre receptioner som servar medborgare och kommunens egen organisation.
Avdelningen består av 12 medarbetare varav 5 receptionspersonal, två vaktmästare samt fyra övrig servicepersonal samt en avdelningschef.
ARBETSUPPGIFTER
Som del av vår avdelning ansvarar du bl.a. för daglig rondering i lokalerna och säkerställande av att möteslokalernas AV-utrustningen fungerar tillfredsställande samt konferenslokaler och andra allmänna ytor i de lokaler avdelningen ansvarar för, är rena och ser presentabel ut. Du är intresserad av IT-arbetsplatser d.v.s. hur dator, monitorer och dockningsstationer kopplas ihop och kan vid behov hjälpa medarbetarna med denna typ av frågor. I arbetsuppgifterna ingår även att säkerställa att kopieringsmaskiner, kaffemaskiner och vattenmaskinerna fungerar tillfredsställande.
I rollen ingår även ansvar att genomföra olika former av enklare beställningar såsom fika beställningar och inköp av städmaterial, kontorsmaterial m.m. Du ansvarar även för att säkerställa att kontorsmaterial och andra förbrukningsmaterial finns tillgänglig för verksamheterna. Som kontorsassistent arbetar du nära och tillsammans med vaktmästare och receptionspersonalen och stödjer deras arbete vid behov. Eftersom uppdraget är behovsstyrt förväntas du kunna anpassa dig snabbt till förändrade omständigheter och ha förmågan att ändra synsätt och förhållningssätt. Viss tjänstgöring i reception för att tillfälligt ersätta annan personal förekommer.
Rollen kan bitvis även vara lite mer fysiskt krävande då det i uppdraget även ingår förflyttning av möbler och annan kontorsutrustning.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har någon form av eftergymnasial eller yrkesutbildning som är relevant för tjänsten. Du har några års arbetslivserfarenhet av arbete inom serviceyrken (företrädesvis från offentlig sektor). Det är viktigt att du är serviceinriktad och har förmågan att hantera flera ärenden samtidigt, arbetar strukturerat och är ordningsam. Du har även B-körkort.
Du är noggrann och gillar att arbeta både operativt och administrativt. Uppdraget sträcker sig delvis över de olika administrativa husen och kräver att du är rörlig och kan snabbt ta dig till de olika arbetsplatserna.
Som person är du, lugn, positiv och klarar periodvis av att arbeta i högt tempo. Du kommer att ha stora kontaktytor mot olika verksamheter och det ställer krav på att du kan uttrycka dig mycket väl i tal och skrift. Du är också uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har viljan och förmågan att hjälpa andra att hitta lösningar. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
ÖVRIGT
• Observera att ansökan behandlas enbart om den är komplett dvs både CV och personligt brev är bifogade samt samtliga kontrollfrågor på ansökningswebben är besvarade innan ansökningstidens utgång.
•
• Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.