Kontorskoordinator till Stiftelsen Sveriges Sjömanshus

Om företaget

Stiftelsen Sveriges Sjömanshus inrättades 1972 och övertog då de gamla sjömanshusstiftelsernas tillgångar. Stiftelsen är en avkastningsstiftelse som sedan grundandet delat ut avkastning för att ekonomiskt stötta sjöfolket. Stiftelsens ändamål är att vara till nytta och gagn för sjöfolket. Förutom att ge ekonomiskt bistånd verkar Stiftelsen för att främja god utbildning samt för att förbättra säkerheten, arbetsmiljön och trivseln för sjöfolket. Det kan till exempel ske genom olika stöd till forskning och utveckling.

Genom åren har en mängd olika förbättringar sett dagens ljus tack vare Stiftelsens förslagsverksamhet. Personerna bakom de vinnande förslagen bjuds in till Beloningsdagen, som är en riktig höjdpunkt och infaller i maj varje år.

På bästa adress vid Slussen i Stockholm, i rymliga och vackert marint inredda lokaler, sitter Stiftelsen Sveriges Sjömanshus. Här sitter kanslichefen och ekonomiansvarige och nu ser de fram emot att välkomna dig till rollen som kontorskoordinator på 50%. Du kommer få ta dig an en bred och varierande administrativ roll. Här möts du av en familjär atmosfär där drivkraften att göra insatser med ett högre syfte präglar vardagen. Dessutom får du delta i några årliga och trevliga evenemang och ha mycket kontakt med utsedda arbetsgrupper och andra intressenter.

På Stiftelsen Sveriges Sjömanshus är du välkommen in med din ansökan oavsett om du är yngre eller äldre. Kanske närmar du dig pensionsåldern men vill fortsätta jobba ett tag till!

Detta är en direktrekrytering och du anställs direkt av Stiftelsen Sveriges Sjömanshus.

Du erbjuds:

• En fast lön med goda förmåner samt mycket semesterledighet
• En möjlighet att arbeta för en god sak i en behjärtansvärd organisation med historiska anor
• En bred och varierande roll där du får möjlighet att arbeta med olika uppgifter varje dag och där dina initiativ för att förbättra arbetsprocesser uppskattas och uppmuntras.

Om rollen

I rollen som Kontorskoordinator arbetar du brett med administration och dokumenthantering, löpande löneadministration, mötes- och evenemangsplanering samt kommunikation. Rollen kräver att du är både självgående och ordningsam!

Du kommer bland annat att:

• Ansvara för upprättande och underhåll av olika former av register, diarieföring och följa upp att avtal upprättas enligt praxis
• Sköta löneadministrationen för cirka 20 personer
• Hantera ansökningar från bland annat gratialister, studenter, sjöfartshögskolor, akut behövande, forskare etc
• Hantera belöningsnomineringar och koordinera det löpande arbetet med dessa
• Ansvara för daglig posthantering och, vid behov, delta i utvärdering av stiftelsens IT-miljö
• Assistera vid planering och kallelser inför sammanträden och evenemang
• Hantera inkommande samtal och mail samt ansvara för stiftelsens sociala medier-arbete på Facebook, Instagram, Linkedin, SoMe-annonser etc
• Ansvara för stiftelsens arkiv och kök

Den här tjänsten passar dig som vill jobba 50% i en administrativ roll på en familjär organisation. Vi välkomnar ansökningar från dig som enbart vill arbeta deltid, som har en annan sysselsättning och vill dryga ut arbetstiden och vi välkomnar dig som närmar dig eller precis gått i pension som gärna jobbar 50% framåt.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• Är van att arbeta självgående och självständigt
• Har minst 3 års tidigare arbetslivserfarenhet från en administrativ tjänst
• Har tidigare erfarenhet av löneadministration
• Har god datorvana inklusive Office-programmen (Word, Excel, Powerpoint)
• Talar och skriver såväl svenska som engelska, obehindrat, i tal och skrift
• Uttrycker dig väl i tal och skrift
• Har kännedom om sociala medier så som Facebook, Instagram, Linkedin etc

Meriterande

Vi ser gärna att du:

• Har ett intresse för organisationens verksamhet
• Har tidigare arbetslivserfarenhet från en stiftelse
• Har tidigare erfarenhet från lönesystemet Hogia

Personliga egenskaper

• Ordningsam
• Prestigelös
• Självgående
• Problemlösande
• Samarbetsförmåga

Övrig information

Anställningsform: Fast anställning med inledande provanställning Start: Enligt överenskommelse med hänsyn till uppsägningstid Omfattning: 50%, måndag-torsdag, fem timmar dagligen (finns viss flexibilitet) Plats: Stockholm OBS! En bakgrundskontroll kommer att göras i samband med anställningserbjudande

Den här rekryteringsprocessen hanteras av A-hub, och mail angående tjänsten går genom A-hub. Ansök genom att klicka på "Ansök" nedan. Tänk på att vi lägger stor vikt vid din motivation och intresse för tjänsten. Vi tar inte emot ansökningar via mejl, men om du har specifika frågor om tjänsten kommer ansvarig rekryterare att svara på dem.

Välkommen in med din ansökan!