Publicerad: 2025-04-04
Executive Assistant/VD Assistent
Är du en organiserad, ordningsam, strukturerad, lösningsorienterad och serviceinriktad person som trivs i en varierad och dynamisk arbetsmiljö hos ett snabbväxande företag? Vill du arbeta nära vår VD och stötta henne i vår expansiva fas? Då kan det här vara rollen för dig!
Om rollen
I rollen som Executive Assistant/VD Assistent kommer Du främst vara VDs högra hand där arbetet kommer innebära stor variation och med inslag av många olika delar av Miss Marys verksamhet. Du kommer ha stor insyn i affären vilket kräver integritet och affärsförståelse då du blir insatt i planerade och pågående projekt i organisationen. Rollen rymmer både administrativa och koordinerande uppgifter där du avlastar med allt från enklare uppgifter till att ansvara över mer omfattande projekt.
Arbetsuppgifter
• Skapa presentationer och mötesprotokoll.
• Assistera VD i planering, bokningar och kalendersamordning.
• Förbereda agenda och dokumentation inför lednings- och styrelsemöten.
• Hantera och följa upp VDs e-post i samråd med VD.
• Ansvara för VDs reseräkningar, kvittohantering och bokningar i samband med resor och externa event.
• Assistera styrelse och ledningsgrupp med resebokningar.
• Koordinera möten och seminarier (boka lokaler, ordna förtäring, hantera underlag m.m.).
Vem är du?
• För att lyckas i rollen ser vi att du har:
• Erfarenhet av rollen som Executive Assistant eller liknande koordinerande funktion.
• Mycket god kommunikationsförmåga – du uttrycker dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska och är duktig på att skapa goda relationer.
• Servicekänsla och är prestigelös i samarbetet med kollegor och externa partners.
• Strukturerat arbetssätt och förmåga att prioritera och omprioritera arbetsuppgifter under tidspress.
• Hög integritet och lojalitet samt förmåga att hantera konfidentiell information.
• Proaktivt förhållningssätt – du ligger steget före och kan identifiera vad som behöver göras innan det efterfrågas.
• Det är meriterande om du har erfarenhet av projektledning, administrativt styrelsearbete eller ekonomihantering (kvitton, fakturor etc.).
• Mycket goda kunskaper i M365 (med tonvikt på Powerpoint)
Personliga egenskaper
• En administrativ do-er: du trivs att arbeta i högt tempo och få saker gjorda
• Positiv inställning: högt självledarskap där du utmanar tidigare arbetssätt och rutiner och gör det med ett leende
• Lojal och förtroendeingivande: Du skapar snabbt ett nära och tillitsfullt samarbete med VD och ledning.
• Flexibel och lösningsorienterad: Du hittar nya vägar framåt när situationer förändras.
• Utåtriktad och relationsskapande: Du trivs med att ha många kontaktytor, både internt och externt.
• Engagerad och självgående: Du tar ansvar och driver dina arbetsuppgifter från start till mål.
Vi tillämpar färdighets tester som skickas till relevanta kandidater innan vi bokar upp ett eventuellt intervjutillfälle. Urvalsprocessen sker löpande och tillsättning kan ske innan sista ansökningsdatum löpt ut så skicka in din ansökan redan idag!
Vårt erbjudande till dig
Miss Mary of Sweden erbjuder en växande arbetsplats med korta beslutsvägar och utrymme för att testa nya idéer och utveckling. Miss Mary har en internationell miljö som präglas av hög kvalitet och kreativ atmosfär. Vi har ett öppet klimat och kollektivavtal för trygghet i arbetslivet.
Miss Mary of Sweden, tillverkare av damunderkläder av hög kvalitet och passform, grundades 1957 och har de senaste åren genomgått en omställning till modernt e-handelsföretag. Vi säljer våra produkter online via egen webbutik eller via återförsäljare på fyra kontinenter med Europa som vår största marknad. Bolaget har under de senaste fem åren tredubblat sin storlek och planerar att fortsätta växa i samma tempo. Vi är ca 220 medarbetare, placerade i Borås och Tallinn, som tillsammans jobbar och strävar efter att överträffa kundernas förväntan.
Om rollen
I rollen som Executive Assistant/VD Assistent kommer Du främst vara VDs högra hand där arbetet kommer innebära stor variation och med inslag av många olika delar av Miss Marys verksamhet. Du kommer ha stor insyn i affären vilket kräver integritet och affärsförståelse då du blir insatt i planerade och pågående projekt i organisationen. Rollen rymmer både administrativa och koordinerande uppgifter där du avlastar med allt från enklare uppgifter till att ansvara över mer omfattande projekt.
Arbetsuppgifter
• Skapa presentationer och mötesprotokoll.
• Assistera VD i planering, bokningar och kalendersamordning.
• Förbereda agenda och dokumentation inför lednings- och styrelsemöten.
• Hantera och följa upp VDs e-post i samråd med VD.
• Ansvara för VDs reseräkningar, kvittohantering och bokningar i samband med resor och externa event.
• Assistera styrelse och ledningsgrupp med resebokningar.
• Koordinera möten och seminarier (boka lokaler, ordna förtäring, hantera underlag m.m.).
Vem är du?
• För att lyckas i rollen ser vi att du har:
• Erfarenhet av rollen som Executive Assistant eller liknande koordinerande funktion.
• Mycket god kommunikationsförmåga – du uttrycker dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska och är duktig på att skapa goda relationer.
• Servicekänsla och är prestigelös i samarbetet med kollegor och externa partners.
• Strukturerat arbetssätt och förmåga att prioritera och omprioritera arbetsuppgifter under tidspress.
• Hög integritet och lojalitet samt förmåga att hantera konfidentiell information.
• Proaktivt förhållningssätt – du ligger steget före och kan identifiera vad som behöver göras innan det efterfrågas.
• Det är meriterande om du har erfarenhet av projektledning, administrativt styrelsearbete eller ekonomihantering (kvitton, fakturor etc.).
• Mycket goda kunskaper i M365 (med tonvikt på Powerpoint)
Personliga egenskaper
• En administrativ do-er: du trivs att arbeta i högt tempo och få saker gjorda
• Positiv inställning: högt självledarskap där du utmanar tidigare arbetssätt och rutiner och gör det med ett leende
• Lojal och förtroendeingivande: Du skapar snabbt ett nära och tillitsfullt samarbete med VD och ledning.
• Flexibel och lösningsorienterad: Du hittar nya vägar framåt när situationer förändras.
• Utåtriktad och relationsskapande: Du trivs med att ha många kontaktytor, både internt och externt.
• Engagerad och självgående: Du tar ansvar och driver dina arbetsuppgifter från start till mål.
Vi tillämpar färdighets tester som skickas till relevanta kandidater innan vi bokar upp ett eventuellt intervjutillfälle. Urvalsprocessen sker löpande och tillsättning kan ske innan sista ansökningsdatum löpt ut så skicka in din ansökan redan idag!
Vårt erbjudande till dig
Miss Mary of Sweden erbjuder en växande arbetsplats med korta beslutsvägar och utrymme för att testa nya idéer och utveckling. Miss Mary har en internationell miljö som präglas av hög kvalitet och kreativ atmosfär. Vi har ett öppet klimat och kollektivavtal för trygghet i arbetslivet.
Miss Mary of Sweden, tillverkare av damunderkläder av hög kvalitet och passform, grundades 1957 och har de senaste åren genomgått en omställning till modernt e-handelsföretag. Vi säljer våra produkter online via egen webbutik eller via återförsäljare på fyra kontinenter med Europa som vår största marknad. Bolaget har under de senaste fem åren tredubblat sin storlek och planerar att fortsätta växa i samma tempo. Vi är ca 220 medarbetare, placerade i Borås och Tallinn, som tillsammans jobbar och strävar efter att överträffa kundernas förväntan.