Publicerad: 2025-05-13
Arkivarie med registratorkompetens
Stockholms universitet söker en arkivarie med registratorkompetens till den centrala arkiv- och registraturfunktionen.
Centrala arkiv- och registraturfunktionen har ett övergripande ansvar för myndighetens arkiv och registratur. Funktionen har till uppgift att ta fram och skapa de övergripande rutinerna, processerna och dokumenten för myndighetens arkiv- och registratur samt se till att detta genomlevs på institutionerna. Den centrala registraturen ansvarar för förvaltningens löpande diarieföring, assisterar vid registerutdrag, ger råd och stöd gällande utlämningar samt stöttar och utbildar institutionerna i deras diarieföring.
På arkiv- och registraturfunktionen arbetar cirka 12 medarbetare. I universitetets organisation ligger funktionen inom universitetsbiblioteket. Universitetsbiblioteket består av många olika verksamheter, bl. a. att tillhandahålla litteratur till studenter och forskare, stötta vid publicering av avhandlingar och böcker samt tillgängliggöra forskningsdata. Mer information om oss finns på: https://www.su.se/stockholms-universitetsbibliotek/ och https://medarbetare.su.se/stod-och-service/arkivering-och-diarieforing
Arbetsuppgifter
Ditt huvudsakliga arbetsområde kommer att vara universitetets centrala registratur. Som en av två huvudregistratorer kommer du tillsammans med två andra arkivarier att arbeta med registrering av allmänna handlingar, fördelning av inkommen post och e-post, svara på frågor och göra bedömningar angående diarieföring samt sammanställning av den årliga JK-balanslistan. Du fungerar även som stöd till institutionerna och förvaltningsavdelningar runt om på universitetet gällande informationshantering.
Du kommer förutom det löpande arbetet att delta i och driva utvecklingsarbete såsom att förbättra processer, utarbeta styrdokument samt tillsammans med andra arkivarier utveckla stödet till arkivvårdare och registratorer runt om på universitetet. Du kommer delar av veckan vara schemalagd för att bevaka registraturens inkorg. Du kommer löpande att hantera eller fördela frågor, vara stöd i utlämnande av allmän handling och samordnare av registerutdrag enligt GDPR. I arbetsuppgifterna ingår även att arbeta med systemförbättringar och automatisering av flöden, samt att hålla i undervisningstillfällen i diarieföring och ärendehanteringssystemet.
Andra arbetsuppgifter kan tillkomma inom arkiv- och registratorsområdet, beroende på person och erfarenheter. Detta kan innebära t. ex. att arbeta med digitalt bevarande/e-arkiv och andra system, institutionskontakter eller fysiska arkiv.
Kvalifikationer
För anställningen är det nödvändigt att du har:
- kandidatexamen, där arkivkunskap 60 HP/40 p ingår
- minst fem års erfarenhet av arbete i arkiv- och/eller registraturverksamhet inom högskole- och universitetssektorn eller annan offentlig verksamhet
- erfarenhet av registrering av inkommande och utgående handlingar i ärendehanteringssystem
- erfarenhet av att besvara frågor och ge råd om informationshantering
- kunskap om utlämnande av allmänna handlingar
- god allmän systemvana
- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
Det är meriterande om du har:
- erfarenhet av arbete med ärendehanteringssystemet W3D3
- erfarenhet av arbete med PortalBas
- erfarenhet av systemansvar och arbetat med utveckling av system
- erfarenhet av att hålla i utbildningar
- erfarenhet av projektledning.
Som person är du självgående, ansvarstagande, lyhörd, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du har lätt för att samarbeta, kan dela med dig av dina kunskaper och har god social kompetens. Du är strukturerad och har förmåga att planera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är strategisk och uppskattar att arbeta med frågor i en komplex miljö. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.
I ansökningsbrevet önskar vi att du först och främst beskriver varför du är intresserad av den här anställningen och vad du kan bidra med.
Om anställningen
Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde i augusti/september 2025 enligt överenskommelse.
Vi erbjuder
Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.
Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.
Kontakt
Ytterligare information lämnas av sektionschef Eva Dahlbäck, tfn 08-16 27 06, mailto:eva.dahlback@su.se.
Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.
Anvisningar för sökande finns på webbsidan: https://www.su.se/om-universitetet/jobba-på-su/att-söka-en-anställning.
Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.
Centrala arkiv- och registraturfunktionen har ett övergripande ansvar för myndighetens arkiv och registratur. Funktionen har till uppgift att ta fram och skapa de övergripande rutinerna, processerna och dokumenten för myndighetens arkiv- och registratur samt se till att detta genomlevs på institutionerna. Den centrala registraturen ansvarar för förvaltningens löpande diarieföring, assisterar vid registerutdrag, ger råd och stöd gällande utlämningar samt stöttar och utbildar institutionerna i deras diarieföring.
På arkiv- och registraturfunktionen arbetar cirka 12 medarbetare. I universitetets organisation ligger funktionen inom universitetsbiblioteket. Universitetsbiblioteket består av många olika verksamheter, bl. a. att tillhandahålla litteratur till studenter och forskare, stötta vid publicering av avhandlingar och böcker samt tillgängliggöra forskningsdata. Mer information om oss finns på: https://www.su.se/stockholms-universitetsbibliotek/ och https://medarbetare.su.se/stod-och-service/arkivering-och-diarieforing
Arbetsuppgifter
Ditt huvudsakliga arbetsområde kommer att vara universitetets centrala registratur. Som en av två huvudregistratorer kommer du tillsammans med två andra arkivarier att arbeta med registrering av allmänna handlingar, fördelning av inkommen post och e-post, svara på frågor och göra bedömningar angående diarieföring samt sammanställning av den årliga JK-balanslistan. Du fungerar även som stöd till institutionerna och förvaltningsavdelningar runt om på universitetet gällande informationshantering.
Du kommer förutom det löpande arbetet att delta i och driva utvecklingsarbete såsom att förbättra processer, utarbeta styrdokument samt tillsammans med andra arkivarier utveckla stödet till arkivvårdare och registratorer runt om på universitetet. Du kommer delar av veckan vara schemalagd för att bevaka registraturens inkorg. Du kommer löpande att hantera eller fördela frågor, vara stöd i utlämnande av allmän handling och samordnare av registerutdrag enligt GDPR. I arbetsuppgifterna ingår även att arbeta med systemförbättringar och automatisering av flöden, samt att hålla i undervisningstillfällen i diarieföring och ärendehanteringssystemet.
Andra arbetsuppgifter kan tillkomma inom arkiv- och registratorsområdet, beroende på person och erfarenheter. Detta kan innebära t. ex. att arbeta med digitalt bevarande/e-arkiv och andra system, institutionskontakter eller fysiska arkiv.
Kvalifikationer
För anställningen är det nödvändigt att du har:
- kandidatexamen, där arkivkunskap 60 HP/40 p ingår
- minst fem års erfarenhet av arbete i arkiv- och/eller registraturverksamhet inom högskole- och universitetssektorn eller annan offentlig verksamhet
- erfarenhet av registrering av inkommande och utgående handlingar i ärendehanteringssystem
- erfarenhet av att besvara frågor och ge råd om informationshantering
- kunskap om utlämnande av allmänna handlingar
- god allmän systemvana
- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
Det är meriterande om du har:
- erfarenhet av arbete med ärendehanteringssystemet W3D3
- erfarenhet av arbete med PortalBas
- erfarenhet av systemansvar och arbetat med utveckling av system
- erfarenhet av att hålla i utbildningar
- erfarenhet av projektledning.
Som person är du självgående, ansvarstagande, lyhörd, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du har lätt för att samarbeta, kan dela med dig av dina kunskaper och har god social kompetens. Du är strukturerad och har förmåga att planera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är strategisk och uppskattar att arbeta med frågor i en komplex miljö. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.
I ansökningsbrevet önskar vi att du först och främst beskriver varför du är intresserad av den här anställningen och vad du kan bidra med.
Om anställningen
Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde i augusti/september 2025 enligt överenskommelse.
Vi erbjuder
Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.
Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.
Kontakt
Ytterligare information lämnas av sektionschef Eva Dahlbäck, tfn 08-16 27 06, mailto:eva.dahlback@su.se.
Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.
Anvisningar för sökande finns på webbsidan: https://www.su.se/om-universitetet/jobba-på-su/att-söka-en-anställning.
Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.