Publicerad: 2025-06-02
Chefsassistent till Formas
Om tjänsten
Vi söker nu en erfaren chefsassistent till generaldirektören som även bistår Formas ledningsgrupp med administrativt stöd. Dina arbetsuppgifter inkluderar att koordinera och planera generaldirektörens agenda, inklusive mötes- och resebokningar med tillhörande. Tjänsten består av såväl förberedelser som administration.
Andra förekommande arbetsuppgifter
- Ta emot, stämma av och fördela inbjudningar som skickas till generaldirektören
- Bistå generaldirektören i arbetet med externa kontakter
- Förbereda och ha ett övergripande administrativt ansvar för ledningsgruppens möten, vilket innebär att planera, säkerställa att underlag finns på plats, skriva minnesanteckningar och hålla kontroll över aktuell ärendelista
- Skriva protokoll och minnesanteckningar från olika möten, sammanställa underlag för både externa och interna möten och förbereda underlagsmaterial inför generaldirektörens presentationer
- Ansvara administrativt för möten och processer kopplat till beslut som fattas av GD
- Bidra i planering och genomförandet av större interna och externa möten och konferenser
- Eventuellt vara backup för registrator
Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som chefsassistent är ett konsultuppdrag på heltid med start 11 augusti 2025 och beräknas pågå till och med den 31 december 2025 med möjlighet till förlängning. Arbetet utförs huvudsakligen i Formas lokaler i centrala Stockholm med utrymme för att arbeta till viss del på distans.
Krav för tjänsten:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift
För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM samt om det varit en heltid eller en deltidsanställning.
Meriterande för tjänsten:
- Arbetslivserfarenhet från statlig myndighet
- En för tjänsten relevant akademisk examen eller motsvarande kompetens
- Flerårigt administrativt ansvar för ledningsgrupp och/eller erfarenheter av styrelsearbete
- Utvecklat starka nätverk med departement, myndigheter och andra aktörer
- Erfarenhet som registrator
- God förmåga av IT-applikationer av olika slag samt vana av digitalt arbete
Om dig
För att du ska trivas med uppdraget krävs att du stimuleras av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter. Du tar egna initiativ och är van vid att hantera många arbetsuppgifter parallellt med rätt kvalitetsnivå även under perioder av högt tempo. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta i det dagliga arbetet. Du har hög integritet, är självgående och har ett strukturerat arbetssätt. Då du kommer att samarbeta mycket, både internt och externt, krävs också att du har en god samarbetsförmåga och förmåga att arbeta i olika nätverk och med personer på olika nivåer. Du trivs också i rollen som spindeln i nätet och är flexibel. Du är prestigelös och är beredd att ta tag i de frågor som behöver genomföras. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 2025-06-30
Om Formas
Formas är en statlig myndighet med cirka 110 medarbetare. Våra verksamhetsområden omfattar miljö, areella näringar och samhällsbyggande. Det innebär att vi finansierar forskning och innovation som rör klimat, cirkulär ekonomi, livsmedel, skogs- och jordbruk, hav och vatten, stadsplanering. Därutöver utvecklar vi strategier, gör analyser, sammanställer kunskapsunderlag och kommunicerar om forskning och forskningsresultat. Vi arbetar aktivt för att ligga i framkant när det kommer till digitala lösningar och processer.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: anki.arnquist@adecco.se
Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se
Välkommen med din ansökan!
Vi söker nu en erfaren chefsassistent till generaldirektören som även bistår Formas ledningsgrupp med administrativt stöd. Dina arbetsuppgifter inkluderar att koordinera och planera generaldirektörens agenda, inklusive mötes- och resebokningar med tillhörande. Tjänsten består av såväl förberedelser som administration.
Andra förekommande arbetsuppgifter
- Ta emot, stämma av och fördela inbjudningar som skickas till generaldirektören
- Bistå generaldirektören i arbetet med externa kontakter
- Förbereda och ha ett övergripande administrativt ansvar för ledningsgruppens möten, vilket innebär att planera, säkerställa att underlag finns på plats, skriva minnesanteckningar och hålla kontroll över aktuell ärendelista
- Skriva protokoll och minnesanteckningar från olika möten, sammanställa underlag för både externa och interna möten och förbereda underlagsmaterial inför generaldirektörens presentationer
- Ansvara administrativt för möten och processer kopplat till beslut som fattas av GD
- Bidra i planering och genomförandet av större interna och externa möten och konferenser
- Eventuellt vara backup för registrator
Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som chefsassistent är ett konsultuppdrag på heltid med start 11 augusti 2025 och beräknas pågå till och med den 31 december 2025 med möjlighet till förlängning. Arbetet utförs huvudsakligen i Formas lokaler i centrala Stockholm med utrymme för att arbeta till viss del på distans.
Krav för tjänsten:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift
För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM samt om det varit en heltid eller en deltidsanställning.
Meriterande för tjänsten:
- Arbetslivserfarenhet från statlig myndighet
- En för tjänsten relevant akademisk examen eller motsvarande kompetens
- Flerårigt administrativt ansvar för ledningsgrupp och/eller erfarenheter av styrelsearbete
- Utvecklat starka nätverk med departement, myndigheter och andra aktörer
- Erfarenhet som registrator
- God förmåga av IT-applikationer av olika slag samt vana av digitalt arbete
Om dig
För att du ska trivas med uppdraget krävs att du stimuleras av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter. Du tar egna initiativ och är van vid att hantera många arbetsuppgifter parallellt med rätt kvalitetsnivå även under perioder av högt tempo. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta i det dagliga arbetet. Du har hög integritet, är självgående och har ett strukturerat arbetssätt. Då du kommer att samarbeta mycket, både internt och externt, krävs också att du har en god samarbetsförmåga och förmåga att arbeta i olika nätverk och med personer på olika nivåer. Du trivs också i rollen som spindeln i nätet och är flexibel. Du är prestigelös och är beredd att ta tag i de frågor som behöver genomföras. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 2025-06-30
Om Formas
Formas är en statlig myndighet med cirka 110 medarbetare. Våra verksamhetsområden omfattar miljö, areella näringar och samhällsbyggande. Det innebär att vi finansierar forskning och innovation som rör klimat, cirkulär ekonomi, livsmedel, skogs- och jordbruk, hav och vatten, stadsplanering. Därutöver utvecklar vi strategier, gör analyser, sammanställer kunskapsunderlag och kommunicerar om forskning och forskningsresultat. Vi arbetar aktivt för att ligga i framkant när det kommer till digitala lösningar och processer.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: anki.arnquist@adecco.se
Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se
Välkommen med din ansökan!