Projektadministratör till Malmö

Uppdragsbeskrivning

Kunds räkning söker vi nu efter Senior Projektadministratör. Rollen kräver 100% närvaro på plats i Malmö.

Som projektadministratör är du en nyckelperson i projektets dagliga arbete och ansvarar för att stötta programledaren, programledningen och projektteamen med administrativa, organisatoriska och kommunikativa uppgifter. Du bidrar till att skapa struktur, effektivitet och tydlighet i programmets genomförande.

Skånetrafiken bedriver ett IT-program vid namn Pandora. Resultatet av projektet ska leda till ett nytt systemstöd för Affärsområde Serviceresor.

Huvudsakliga ansvarsområden:

• Hantera och uppdatera projektets dokumentation, inklusive projektplaner, protokoll, rapporter och andra styrande dokument.
• Koordinera och boka möten, föra mötesanteckningar samt följa upp åtgärdspunkter.
• Sköta tidsplanering och kalenderhantering, inklusive påminnelser och deadlines.
• Fungera som en samordnande länk mellan programmets olika intressenter och teammedlemmar.
• Säkerställa att kommunikationen inom programmet är tydlig, korrekt och professionell.
• Stödja programledaren i uppföljning av aktiviteter, resurser och eventuella avvikelser.

Kvalifikationer:

• God förmåga att hantera dokumentation, vilket innefattar att skapa, uppdatera och arkivera projektplaner, protokoll, rapporter och andra relevanta dokument.
• Förmåga att koordinera möten genom att boka tider, föra mötesanteckningar och följa upp åtgärdspunkter.
• God vana vid tidsplanering, inklusive hantering av kalendrar, deadlines och påminnelser.
• Tydlig och professionell kommunikation, både skriftlig och muntlig, särskilt via e-post, i rapporter och under möten.
• God språkkompetens, där svenska är det primära språket i både intern och extern kommunikation.

Personliga egenskaper:

• God samarbetsförmåga och förmåga att fungera som en samordnande länk mellan projektmedlemmar och intressenter.
• Noggrannhet för att undvika misstag i dokumentation och uppföljning.
• Flexibilitet för att kunna hantera förändringar och omprioriteringar i projektets gång.
• Initiativförmåga att självständigt ta tag i uppgifter och föreslå förbättringar där det behövs.
• Lyhördhet för att uppfatta och förstå även de behov som inte alltid är uttalade.