Systemförvaltare och registrator

Ängelholm gör det omöjliga möjligt – det är vår vision som ligger till grund för vår framtida utvecklingsresa. Vi vågar tänka och testa annorlunda, göra det unika och oväntade. Vi vet att vi är bäst tillsammans och att det är genom gränsöverskridande samarbete vi når längst. Vi vet också att Ängelholm är en plats med unika möjligheter för fortsatt utveckling.

Med utgångspunkt i vår agila organisationsstruktur siktar vi framåt och uppåt. Vill du vara med och bidra på vår resa?

Tjänsten som systemförvaltare och registrator är placerad på Kanslienheten, Huvuduppdrag Kommunledning - vi arbetar styrande och stödjande till kommunens alla verksamheter.  

På vår centrala registratur arbetar tre registratorer och en dokumentcontroller. Kansliet i Ängelholm är i en utvecklingsfas mot mer digitala arbetssätt och vid årsskiftet ska vi implementera vårt kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron Dokument och Ärendehantering (DoÄ). Tjänsten som systemförvaltare är nyinrättad och du får möjligheten att forma en central roll och inriktningen på verksamheten.

På Kanslienheten arbetar även kommunens chefsstöd, fem nämndsekreterare och vår arkivarie. Enheten ansvarar för dokument- och ärendehantering, hela ärendeprocessen från start till mål och ger stöd till den politiska organisationen, till tjänsteorganisationen inom sina verksamhetsområden samt genomför allmänna val.

ARBETSUPPGIFTER
Initialt arbetar du 80% som systemförvaltare och 20% som registrator. Utifrån framtida behov och dina utvecklingsförslag kan det innehållet, fördelningen och utformningen av tjänsten justeras. 

 

Som systemförvaltare har du huvudansvar för driften av systemet. Det innebär bland annat att:

·       ansvara för de funktioner, arbetsflöden, system och verktyg som integrerar med systemet, göra anpassningar av och utveckla systemet

·       konfigurera, planera, testa och verifiera systemet

·       tillsammans med användarna och systemägaren samla behov, prioritera och planera insatser, samordna införanden och kommunicera nyheter och eventuella driftstörningar till berörda målgrupper

·       göra det enkelt att vara användare: ta fram och uppdatera utbildningsmaterial, utbilda användare, bidra med användarstöd, rutinbeskrivningar och introduktioner

·       driva uppdrag och utveckling rörande systemet som innefattar att planera, genomföra och följa upp

·       vara primär kontakt med leverantör i avtals-, licens- och utvecklingsfrågor 

·       omvärldsbevaka inom ditt ansvarsområde

 

Som systemförvaltare arbetar du nära dokumentcontroller, registratorerna, arkivarie och nämndsekreterare när det gäller dokument- och ärendehantering. Du kommer även ha kontakter med tjänstepersoner på samtliga huvuduppdrag.

 

Som registrator på kansliet har du en central roll i arbetet med att säkerställa en effektiv och rättssäker hantering av handlingar. Du kommer att hantera fysisk och digital post, klassificera och registrera handlingar i Ciceron. Du är behjälplig med utlämnande av allmänna handlingar och du genomför sekretessbedömningar. En viktig del är att utveckla kvaliteten i diarieföringen i våra system och att vara delaktig i att förbättra våra gemensamma arbetssätt.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har: 

·       Eftergymnasial utbildning inom till exempel systemvetenskap/informatik eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. 

·       Erfarenhet av systemförvaltning 

·       Erfarenhet av att arbeta som registrator, utbildning som registrator eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. 

Det är meriterande om du har:

·       Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation

·       Erfarenhet av att genomföra utbildningsinsatser 

·       Erfarenhet av att arbeta i Ciceron DoÄ

·       God kunskap om offentlighet och sekretess, samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet                

För att lyckas med uppdraget tror vi att du är serviceinriktad, handlingskraftig och självgående med användarna i fokus. Du behöver trivas i skärningspunkten mellan verksamhet, IT och leverantör och att kunna göra det komplexa begripligt. Eftersom flera av verksamhetens mål är långsiktiga kräver det att du är strukturerad och uthållig. 

Du förväntas ha god samarbetsförmåga, ett professionellt förhållningssätt och en helhetssyn på uppdraget. Tjänsten innehåller arbetsuppgifter som kräver kontakter med tjänstepersoner, förtroendevalda och invånare. Det ställer krav på att du kan kommunicera väl i tal och skrift på svenska. Vi förutsätter att du har god kunskap i IT-system och vana av digitala verktyg.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Ängelholms kommun ska vara en organisation där medarbetarna trivs, utvecklas och vill stanna kvar. Vi strävar efter att erbjuda heltid för ökad jämställdhet och attraktiva arbeten.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och kunna kommunicera snabbt och enkelt med dig som sökande, ber vi dig ansöka via länk i annonsen.

I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Vi har inför denna rekrytering tagit ställning till vilka rekryteringskanaler vi önskar använda. Därför undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas.

Frågor om tjänsten kan besvaras från den 29 september. 

Vi planerar att hålla intervjuer följande tider:

22 oktober kl. 9-12,13-16

28 oktober kl.  9-12