Chefsassistent till offentlig sektor i Sundbyberg!

Är du en erfaren administratör med känsla för struktur, service och precision? Vi söker en Senior Administratör/Chefsassistent till ett långsiktigt uppdrag i Stockholm där du får en central roll i att stötta ledning och projekt i en samhällsviktig organisation.

Om rollen

Som Administratör / Chefsassistent får du en bred och varierad roll med fokus på att skapa struktur, underlätta vardagen för ledning och bidra till effektiva processer inom organisationen. Du blir en viktig del av ett professionellt team som arbetar med planering, samordning och administration kopplat till ledningsprojekt, verksamhetsutveckling och projektstöd.

Du hanterar allt från dokumentation och möteskoordinering till budgetuppföljning, protokollföring och kontakt med interna och externa intressenter.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Hantera dokumentation och diarieföring.

• Boka möten, resor och konferenser, både nationellt och internationellt.

• Vara intranätsredaktör och hantera intern kommunikation.

• Samordna utbildningar och interna workshops.

• Ansvara för protokoll och mötesdokumentation vid beslutsforum.

• Sköta fakturahantering, beställningar och administrativa flöden i självserviceportalen.

• Koordinera möten, leverantörskontakter och avdelningsaktiviteter.

• Stödja sektions- och avdelningschefer i det dagliga arbetet.

• Bidra till projektadministration och hantering av säkerhetsklassning (SUA/SSB)

• Skapa och underhålla distributionslistor och utbildningsregister (SABA)

Kravprofil

För att lyckas i rollen söker vi dig som har:

Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, HR eller motsvarande erfarenhet.

Minst 8 års erfarenhet som chefsassistent eller administratör i en kvalificerad och koordinerande roll.

Minst 5 års erfarenhet av MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

Minst 5 års erfarenhet av att dokumentera och protokollföra styrgruppsmöten eller liknande.

Minst 5 års erfarenhet av kommunikation med interna och externa intressenter, t.ex. projektledare, beställare och sakägare.

Flytande språkkunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Meriterande

• Arbetat med verksamhetsutveckling eller processförbättringar
• Erfarenhet från offentlig sektor eller annan samhällsviktig verksamhet
• Erfarenhet som chefsassistent eller administratör inom energisektorn

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad och noggrann, van att hantera flera uppgifter samtidigt och som trivs i en dynamisk miljö. Du är kommunikativ och serviceinriktad med hög integritet, självgående men samtidigt en lagspelare som uppskattar samarbete.

Praktiska detaljer:

Plats: Stockholm (Sundbyberg) Distansarbete: Ja upp till 50 % Uppdragsperiod: 6 jan 2026 – 30 jan 2028 med möjlighet till förlängning upp till 2030. Sista ansökningsdag: 14 nov 2025

Säkerhetsprövning

Då uppdraget omfattar arbete i en samhällskritisk verksamhet krävs säkerhetsprövning och registerkontroll innan uppdragets start.

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.