Office Coordinator

Uppdragsperiod: 2 februari 2026 – 31 januari 2027

Plats: Stockholm

Omfattning: Heltid

Förlängningsoption: 1 + 1 år

Vi söker nu en strukturerad, ansvarstagande och självgående Office Coordinator till ett stort och komplext projekt inom energi- och anläggningsområdet. Rollen är central i projektets platsorganisation och du bidrar till att skapa ordning, spårbarhet och hög kvalitet i projektets administrativa flöden.

Som Office Coordinator är du ett viktigt stöd till plats- och byggledning och säkerställer att dokumentation, kommunikation och uppföljningsprocesser genomförs enligt gällande rutiner. Rollen är varierad, omfattande och kräver både precision, samarbetsförmåga och ett strukturerat arbetssätt.

Om rollen

Du ansvarar för administrativa processer och dokumentflöden som är avgörande för projektets genomförande. Detta omfattar dokumenthantering, mötesadministration, planering, informationsstruktur och stöd till både projektledning och tekniska funktioner.

Du blir en del av platsorganisationen och arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister, KMA-samordnare och administratörer. Rollen ställer krav på hög integritet, noggrannhet och förmåga att hantera komplex information i en miljö där ordning och transparens är avgörande.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Dokument- och informationshantering

• Administrera projektets dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet)
• Säkerställa korrekt versionshantering och diarieföring
• Hantera avtal, beslut, tillstånd och protokoll
• Bevaka granskningsprocesser och deadlines
• Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutsloggar
• Stödja slutdokumentation och arkivering inför överlämning

Planering och mötesadministration

• Planera och koordinera byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten
• Ta fram dagordningar, samla in underlag och skriva protokoll
• Uppdatera och följa upp besluts- och åtgärdslistor
• Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och milstolpar

Projekt- och platsstöd

• Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman
• Introducera nya medarbetare och konsulter
• Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument
• Samordna platsmöten, besök och inspektioner
• Bidra till fungerande platskontorsmiljö (logistik, material, IT-stöd)

Kommunikation och myndighetskontakter

• Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag
• Logga inkommande och utgående kommunikation
• Stödja kontakt med myndigheter och externa parter
• Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning

KMA – Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö

• Hantera och registrera entreprenörens KMA-dokumentation
• Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
• Sammanställa underlag för revision och slutrapportering
• Säkerställa att krav enligt kontrakt och myndighet uppfylls

Kvalifikationer

Formella krav

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning
• Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen
• God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden

Tekniska färdigheter

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, Aconex, CDE)
• God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper

• Strukturerad, noggrann och självgående
• Stark kommunikativ förmåga, både skriftligt och muntligt
• Serviceorienterad och trygg i en dynamisk projektmiljö
• Hög integritet och ansvarstagande, särskilt i formella processer
• God samarbetsförmåga med olika roller i ett komplext projektlandskap

Om Soros Consulting

Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!