Projektadministratör till offentlig verksamhet i Stockholm!

Vill du vara en nyckelperson i ett av Sveriges mest spännande infrastrukturprojekt? Är du strukturerad, kommunikativ och trivs i rollen med att agera länk i ett stort projekt? Då kan detta långsiktiga uppdrag vara helt rätt för dig!

Om uppdraget

Vår kunds projekt är komplext, samhällsviktigt och långsiktigt, således vi söker vi en erfaren projektadministratör som vill ta ett helhetsgrepp om dokumenthantering och projektadministrationen.

Din roll – spindeln i nätet

I rollen kombinerar du huvudansvar för dokumenthantering med bred projektadministration. Du säkerställer att rätt information finns på rätt plats, i rätt tid – och att projektets arbetssätt följer fastställda rutiner, lagar och riktlinjer.

Huvudansvar: Dokumenthantering

• Ansvara för all projektdokumentation i dokumenthanteringssystem (ex. Avima)

• Säkerställa fungerande rutiner, struktur och efterlevnad

• Diarieföra handlingar i ärende- och diariesystem

• Utbilda och stötta projektmedlemmar i dokumenthantering

• Vara kontaktperson mot registrator och arkivarie

• Samverka kring mappstruktur och namnsättning

• Stötta administrativa processer vid t.ex. samråd

Projektadministration i vardagen

• Stöd till projektledare och projektteam i administrativa frågor

• Mötesadministration: kallelser, protokoll och dokumentation

• Fakturahantering (första granskning)

• IT-beställningar, behörigheter och onboarding/offboarding

• Hantering av distributionslistor och gruppbrevlådor

• Stöd vid konsultanskaffningar

• Planera och genomföra workshops och samverkansaktiviteter

• Bidra vid etablering av projektkontor och reseadministration

• Löpande korrespondens och övrigt administrativt stöd

Vem söker vi?

Du är en person som älskar struktur, har lätt för att samarbeta och trivs med många sociala kontaktytor. Du är trygg i administrativa processer, har god prioriteringsförmåga och gillar att ta ansvar. Du behöver även kunna uttrycka dig flytande på svenska både i tal och skrift.

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

• Relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis högskoleexamen eller YH/KY-utbildning

• Minst 4 års erfarenhet av dokumentsamordning i projekt eller program inom offentlig verksamhet, gärna med tydliga referensprojekt

• Minst 4 års praktisk erfarenhet av diarie- och dokumenthanteringssystem, där du arbetat strukturerat enligt fastställda regelverk

• Minst 5 års erfarenhet som projekt- eller programadministratör, med bred administrativ förståelse och vana att stötta projektledning och team

Meriterande – och ett extra plus

Har du dessutom något av följande stärker det din profil ytterligare:

• Flerårig erfarenhet av system som Agresso, Antura, Avima eller motsvarande ekonomi- och dokumenthanteringssystem

• Erfarenhet av att arbeta i EDIT/Platina

• Erfarenhet av att ta fram och förvalta dokumenthanteringsplaner i större program eller projekt (ca 500 mkr eller mer)

• Dokumenterad GDPR-utbildning, genomförd inom de senaste sju åren

Praktisk information

• Omfattning: Heltid 100 % (40 h/vecka)

• Uppdragsperiod: 10 februari 2026 – 31 augusti 2028 med god chans till förlägning

• Plats: Hybrid – minst 60 % på kontor i Stockholm (Kungsholmen)

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.