Kansliservice – administrativ tjänst (med anställningsstöd)

Skyddsvärnet är en idéburen organisation som arbetar för att skapa bättre förutsättningar för människor i samhället. I våra verksamheter bedrivs bland annat sociala företag och arbetsmarknadsinsatser där administration och struktur är avgörande för att verksamheten ska fungera väl.

Nu söker vi en person till kansliservice i vår verksamhet i Spånga.

Förutsättning för tjänsten

För denna tjänst krävs att du har rätt till anställningsstöd från Arbetsförmedlingen, exempelvis lönebidrag eller motsvarande. Detta är en förutsättning för tjänsten, som är en del av Skyddsvärnets arbete med att skapa arbetstillfällen för personer som står längre från arbetsmarknaden.

Om rollen

Som medarbetare inom kansliservice arbetar du nära vår administrativa handledare i Spånga och är ett viktigt stöd i det dagliga administrativa arbetet. Tillsammans hanterar ni administration kopplad till ett stort antal deltagare i olika program och insatser.

Arbetet är varierat men strukturerat och kräver noggrannhet, ansvarstagande och vilja att lära sig verksamhetens arbetssätt och system.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat att:

• Ge administrativt stöd till verksamheten i Spånga

• Arbeta med deltagaradministration kopplat till olika program och insatser

• Arbeta i Office 365, i molnbaserade mappar och dokument

• Hantera och uppdatera flera Excel-filer

• Arbeta i Timeplan för tidrapportering och uppföljning

• Bidra till planering och hantering av scheman för deltagare i Spånga och på Hornsgatan

• Vara delaktig i hantering och utveckling av rutiner för jour- och inkommande telefoner

• Bemanna organisationens inkommande telefon och fungera som receptionist, med ansvar för att lotsa samtal rätt i organisationen

• Hantera in- och utgående post

• Ansvara för ordning i konferensrum inför och efter möten

• Genomföra inköp av kontorsmaterial, inledningsvis tillsammans med administrativ handledare

• Utföra enklare städinsatser i kontorskorridor och kontorsrum

• Bistå administrativ handledare med återkommande administrativa uppgifter för att skapa utrymme för utvecklingsarbete inom enhetens sociala företag

Arbetssätt och miljö

Verksamheten är ISO-certifierad, vilket innebär att arbetet bedrivs med höga krav på struktur, dokumentation, rutiner och uppföljning. Du förväntas följa fastställda arbetssätt och bidra till ordning och kvalitet i det administrativa arbetet.

Vem vi tror att du är

Du är en person som är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Du trivs med administrativa arbetsuppgifter och uppskattar att ha en tydlig roll där ditt arbete gör konkret nytta för andra.

Vi tror att du:

• Har god ordningskänsla och arbetar metodiskt

• Tycker om att ge service och stöd i vardagen

• Är nyfiken och vill lära dig verksamheten och organisationen

• Klarar av att hantera flera uppgifter parallellt

• Är bekväm med att möta människor, både i telefon och på plats

Om tjänsten

Tjänsten är en heltidstjänst på ett år, med huvudsaklig placering i Spånga.

Varmt välkommen med din ansökan!

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta: Thomas Fröberg Enhetschef 📧 thomas.froberg@skyddsvarnet.se 📞 070-274 09 36