Administratör med fokus på kundkontakt & ärendehantering!

Nu söker vi en administratör med hög servicekänsla, strukturell förmåga och god kommunikationsvana till anlöpsservicen hos en statlig myndighet i Norrköping. Uppdraget passar dig som har minst tre års erfarenhet av administrativt arbete, arbetar tryggt i digitala system och trivs i en roll med varierade arbetsuppgifter, många kontaktytor och behov av snabb prioriteringsförmåga. Är det dig vi beskriver? Tveka inte - sök idag!

Detta är ett interimuppdrag där du blir en central del av first line‑funktionen som hanterar både interna och externa kontakter via telefon och e‑post. I rollen som administratör inom Anlöpsservice arbetar du alltså i verksamhetens första kontaktpunkt. Du registrerar, bedömer och vid behov fördelar vidare ärenden till rätt funktion eller specialist. I vardagen stöttar du verksamheten med allt från dokumentation och planering till enklare projektuppgifter. Du har många kontaktytor och blir navet i ett varierat och informationsintensivt flöde där struktur, service och snabb prioriteringsförmåga är centralt.

Utöver detta förekommer löpande administrativa och samordnande arbetsuppgifter, exempelvis:

• Hantera felanmälningar, fakturafrågor och förfrågningar om systemstöd
• Sköta återkommande kontorsadministration som post, sortering och kopiering
• Formulera protokoll, brev, dokumentation och enklare sammanställningar
• Göra mötesbokningar, kalenderhantering och reseplanering
• Fungera som operativt stöd i projektarbete, inklusive planering och uppföljning
• Skriva dokument utifrån givna anvisningar om sakinnehåll

Arbetet kräver att du kan kommunicera obehindrat på både svenska och engelska, då kontakten med såväl interna som externa parter sker dagligen på båda språken.

• Gymnasieutbildning eller likvärdig nivå
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller motsvarande
• Minst 3 års erfarenhet av administrativt arbete eller assistentroll
• Obehindrad kommunikation på svenska och engelska, i både tal och skrift
• Erfarenhet av diarieföring (meriterande)
• Erfarenhet av administrativt arbete inom sjöfartsbranschen (starkt meriterande)
• Erfarenhet/god systemvana inom ett eller flera av dessa:
  - Public 360
  - Easit
  - Telia Ace
  - MSw Reportal

• strukturerad och noggrann
• serviceorienterad och professionell
• trygg i varierade ärendeflöden
• kommunikativ och lösningsorienterad
• van vid att prioritera när mycket händer samtidigt

Du är en person som skapar ordning i komplexa flöden och som gärna tar rollen som navet i teamets administrativa arbete.

Detta är ett interimuppdrag via OIO. Start 15/4 eller enligt överenskommelse.

• Omfattning: Heltid
• Start: Enligt överenskommelse
• Placering: Norrköping
• Kontaktperson: Per Carnestedt, per.carnestedt@oio.se
• Lön: Fast månadslön
Urval sker löpande.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångligaanställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.